近年注目されている、働き方改革。残業の罰則が厳しくなったこともあり、勤務時間を短縮するよう改善策を模索している企業は多いのではないでしょうか。
勤務時間の削減にあたり、見直すポイントの筆頭としてよく挙げられるのが「会議」。会議に時間を取られている、というのは多くの企業で課題として認識されているようです。
そこで今回は、会議のムダを削減し、効率的な業務を行っていくための考え方やアイデアを紹介していきます。
削減するポイントは？
まず、会議のムダを削減するポイントはどこでしょうか。
大きく分けて、下記の3つが挙げられます。
① 開催時間・頻度
② 参加人数
③ 会議資料
開催する時間や頻度はもちろん、参加人数が多ければその分だけ多くのリソースが割かれてしまいますね。また、会議資料の作成も時間が割かれがち。この3つのポイントをそれぞれ意識することで、会議のムダと改善案が見えてきます。
改善案
1.ゴールを決める
まず、最も重要なのは会議のゴールを事前に決め、共有しておくこと。ゴールが周知されていないと、進行や参加者の発言が目的からズレてしまい、余計な時間を割いたり、何度も会議を重ねなければならない事態になりかねません。簡単ですが、意外と見落としがちなポイントです。
2.議題(アジェンダ)を見直す
特に定例会など習慣化している会議においては、ムダな議題が発生しがち。たとえば単なる情報共有であれば議題に入れず、メールや社内共有ツールを用いて完結させること。また参加者全員の意思決定を必要としない議題であれば会議を分け、該当者のみで実施するなどの取り組みで、ムダなアジェンダを削減することができあす。
3. 制限時間を設ける
開催する時間はもちろん、「発言・相談は3分」「ディスカッションは10分」などそれぞれに制限を設けることで、各参加者が意識的に効率的な会議を進めることができます。時間の進行役（タイムキーパー）を決めると、さらに効果的です。
4.資料をシンプルにする
会議に用いる資料には、時間をかけてしまいがち。資料をシンプルにすることで、ムダの削減を心がけましょう。おすすめなのは、資料をテンプレート化すること。構成に時間を取られることなく、スムーズにまとめることができます。
プラスワン：社内緑化を取り入れる
少し変わった施策ですが、生産性の向上のために植物を取り入れている企業もあります。植物は集中力の向上やリラックス効果を生むため、通常の業務はもちろん会議でも参加者の発想や姿勢に好影響を与えます。
ぜひこちらも試してみてください。
まとめ
いかがだったでしょうか？どの施策も、特別なツールなどは一切不要、すぐにでも取り入れられる方法です。自社の会議にムダがあると感じている方、ぜひこの記事も参考に、効率化に取り組んでみてください
